Préparer une réunion

Préparer une réunion

Si les conseils d’école ont un cadrage et une organisation bien codifiée, ce n’en est pas le cas pour les conseils des maitres et de cycle.

Instances officielles et organisationnelle de l’école, ces conseils ne doivent pas être, selon moi,  un moment de communication d’informations descendantes mais de vrais moments d’échanges et de travail en équipe.

En formation de directeurs, mon IEN, Mme Prince, insistait sur la nécessité d’organiser ses réunions autour d’un  TOP

TOP = Thème – Objectif – Plan

Cette conception en amont de la réunion est une vrai aide pour nous afin de bien cibler notre action.

Le thème évite de trop se disperser et de permettre aux collègues de se projeter sur la réunion (et aussi éviter qu’ils décident de corriger leurs copies ou de ne pas écouter…) : préparation de rentrée, bilan ou rédaction du projet d’école, suivi des actions et des élèves en difficulté…

De ce thème, je dégage l’objectif de cette réunion, le problème que je veux résoudre, ou le point où je veux emmener l’équipe, c’est, en une phrase, ce qui me permettra de me dire si la réunion a fonctionné ou pas : Construire une progression, décider de la structure et répartir les niveaux, trouver une solution  à …

Une fois cet objectif défini, j’essaie de construire un plan de ma réunion en alternant (comme en classe) les phases collectives, individuelle, orales, écrites… Pour ma part j’essaie de terminer chaque réunion par une synthèse de ce qui a été décidé ou retenu et je l’écris tel quel dans le compte rendu de réunion. 

Mes réunions durent 2h et je mets un point d’honneur à ne jamais dépasser ces horaires car ce n’est pas respectueux pour les collègues qui doivent s’organiser dans leur vie privée et je sais que si un jour nous rencontrons un problème qui nécessite plus de temps, les collègues seront plus impliqués et intéressés que si toutes les réunions dépassent de 45mn ou 1h…