Gérer les budgets des commandes

Gérer les budgets des commandes

Qui finance ? Quelle règles s'appliquent ?

Dans l’enseignement primaire public, les écoles sont financées par les municipalités :

Article L212-4 du code de l’éducation

La commune a la charge des écoles publiques. Elle est propriétaire des locaux et en assure la construction, la reconstruction, l’extension, les grosses réparations, l’équipement et le fonctionnement, à l’exception des droits dus en contrepartie de la reproduction par reprographie à usage pédagogique d’oeuvres protégées. 

Ainsi, c’est la mairie qui octroie un budget. Ce budget est voté en conseil municipal en mars généralement d’après les effectifs observés au 1er janvier. Il est intéressant de se renseigner auprès du service comptable ce qu’il comporte : cars, sorties, intervenants, fournitures, investissement … et qui en bénéficie : Rased, enseignants, infirmière, ….

Quand l’enveloppe dépasse 100000€ dans l’ensemble de la ville, celle-ci est obligé de faire un appel d’offre et de sélectionner les prestataires. 

Il est de la responsabilité du directeur d’attribuer et faire respecter ce budget.

 

Répartir les budgets c'est piloter

Une fois l’enveloppe connue, il est important de bien définir les postes qui vont en bénéficier ainsi que de répartir les sommes.

Par exemple, dans mon école je répartis les sommes entre le RASED, les enseignants, l’infirmière, le bureau, les achats communs et les investissements pédagogiques.

C’est sur ce dernier point que je vais m’arrêter. En effet, si la somme est répartie uniquement entre les classes, il n’est pas possible de faire de gros investissements comme des séries de manuels, ce qui occuperait tout le budget d’une classe. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il y a une ouverture de classe, un renouvellement de livres abimés ou le choix d’une harmonisation.

Il nous faut donc en tant que directeurs identifier les achats d’investissements. Et ce, même si certains collègues ne sont pas d’accord avec cette décision. cela fait partie de nos attribution et de notre pilotage pédagogique.

Référentiel du directeur d’école

Le directeur répartit les moyens d’enseignement, notamment les crédits attribués à l’école par la commune ou l’EPCI compétent 

Une fois ces investissement définis et chiffrés, j’attribue une enveloppe à tous les postes hors enseignement et le reste est partagé équitablement entre les classe au prorata du nombre d’élèves.

Attention il faut bien préciser que la somme est fixe et ne pourra être modifiée en cas d’arrivée d’enfant après l’attribution des moyens. Tous les ans, des collègues me disent, j’ai dépassé de x€ car j’ai eu un élève de plus. L’enveloppe n’est pas extensible !

Comment ne pas s'y perdre ?

Etape 1: Les fournisseurs

Je demande à chaque fournisseur de me fournir au moins 2 comptes : 

– un compte enseignant, où les collègues font leur commande et placent en transmission une fois que tout est terminé.

– un compte direction qui me permet de pointer la commande et de transmettre en mairie

Ce fonctionnement a pour but de ne pas oublier de traiter des commandes ou qu’une commande parte en facturation sans que je l’ai validée.

Etape 2 : le tableau Excel

Je rentre toutes les commandes dans le tableau Excel afin de contrôler le respect de l’enveloppe budgétaire.

un exemple de tableau est téléchargeable ci-dessous, les cases colorées contiennent les formules pour les collègues peu habitué à l’informatique, elles peuvent vous faire gagner un temps précieux

Un exemple

Budget : 10000€

165 élèves élémentaire, 6 classes

Achats communs 1500€ papier, 500€ peinture

Budget bureau 400€

Budget RASED : 600€

Budget infirmerie 300€

Achat nouvelle méthode lecture CP 48×12,5€ : 600€

Achat manuels maths CM2 27 x11€= 297€

Reste 5803€/165 élèves = 35 euros par élèves, soit 945€ par classe